Pravilnik o varstvu osebnih podatkov članov PSS

Na podlagi 2. odstavka 25. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS št. 86/2004, z dne 5.8.04) in njegovih sprememb ter 26. člena Statuta Policijskega sindikata Slovenije je Svet Policijskega sindikata Slovenije na 9. seji, dne 4.4.2008 sprejel:

PRAVILNIK O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV
ČLANOV POLICIJSKEGA SINDIKATA SLOVENIJE

I. SPLOŠNE DOLOČNE

Vsebina
1. člen

S tem pravilnikom se določajo pravice, obveznosti in ukrepi, s katerimi se preprečujejo nezakoniti in neupravičeni posegi pri obdelavi osebnih podatkov.

Pravilnik določa tudi vrsto in način vodenja podatkov, ki se vodijo v zbirki podatkov o članih Policijskega sindikata Slovenije ( v nadaljevanju: PSS) in Območnih policijskih sindikatov Slovenije (v nadaljevanju: OPS), upravičencih do vpogleda v podatke, način njihovega pridobivanja, posredovanja, zavarovanja in upravljanja.

Upravljavec zbirke
2. člen

Naloge vzdrževanja zbirke podatkov opravlja Izvršni odbor PSS na ravni PSS. Upravljavec zbirke podatkov o članih PSS in OPS na PSS je sekretar PSS.

Na ravni delovanja OPS je upravljavec zbirke podatkov o članih OPS, predsednik OPS oziroma druga oseba, če je tako določeno v aktih OPS.

Odgovornost
3. člen

Za uresničevanje določb tega pravilnika je odgovoren predsednik PSS oziroma predsednik OPS na ravni delovanja OPS.

Na ravni PSS so upravičeni do vpogleda v podatke o članih PSS in OPS, člani Izvršnega odbora PSS in člani Nadzornega odbora v okviru svojega delovanja.

Član Izvršnega odbora PSS, ki je s sklepom zadolžen za obdelavo podatkov o članih ima pravico do obdelave podatkov o članih PSS in OPS (vnos, brisanje, spreminjanje, itd).

Ostale osebe iz prejšnjega odstavka tega člena imajo samo pravico do vpogleda. Na ravni OPS so upravičenci do vpogleda v podatke o članih OPS: predsedniki OPS oziroma druge fizične osebe, ki so določene v aktih OPS. V posebnem aktu OPS določi fizične osebe, ki imajo pravico do vpogleda in obdelave podatkov o članih OPS.

Posamezna fizična oseba iz tega člena je odgovorna za uresničevanje določb tega pravilnika v okviru svojih pooblastil oziroma nalog.

Za kršitev, ki je nastala v posameznem OPS, odgovarja predsednik OPS.

Namen vzpostavitve zbirke
4. člen

Namen zbiranja in obdelave podatkov o članih je vodenje evidence članstva, spremljanje gibanja članstva (pristopi, izstopi, premestitve,itd), plačevanje članarine, izobraževanje, nudenje pravne pomoči, izplačevanje solidarnostne pomoči, vodenje podatkov o funkcijah v PSS oziroma OPS (sindikalni zaupniki, funkcionarji, itd) ter izdelava statističnih analiz.

Pomen izrazov
5. člen

Izrazi, uporabljeni v tem pravilniku imajo identičen pomen izrazom na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov in Statuta PSS.

II. ZBIRKA PODATKOV

Pojem

6. člen

Zbirka podatkov vsebuje evidenco o članih.

Evidenca
7. člen

Evidenca o članu vsebuje:
− −− − Osnovni podatki o članu;
− −− − Članstvo OPS in Sindikalni skupini;
− −− − Podatke o dodeljeni solidarnostni pomoči;
− −− − Podatke o dodeljeni pravni pomoči oziroma zastopanju;
− −− − Podatke o plačani članarini;
− −− − Podatke o priznanjih in odličjih posameznika;
− −− − Podatki o ukrepih PSS zoper člana;
− −− − Podatki o udeležbi na izobraževanjih in športnih igrah;
− −− − Podatke o funkciji v PSS, OPS in Sindikalni skupini;
− −− − Podatki o koriščenju počitniških kapacitet PSS.

Osnovni podatki člana
8. člen

Osnovni podatki o članu so:
− −− − Ime in priimek;
− −− − Spol;
− −− − Enotna matična številka občana;
− −− − Davčna številka; 3
− −− − Datum vstopa;
− −− − Datum prenehanja članstva (izstop, črtanje, izključitev, upokojitev, itd);
− −− − Naslov bivanja;
− −− − Elektronski naslov, telefonska številka.

Pridobivanje podatkov

9. člen

Osnovne podatke posameznika upravljavec pridobiva in obdeluje na podlagi »pristopne izjave v članstvo PSS«.

Oblika evidence

9. člen

Evidenca podatkov o članih se vodi v fizični in elektronski obliki.

III. VNOS PODATKOV

Vnos podatkov

10. člen

Podatke iz 7. oziroma 8. člena tega pravilnika vnaša v evidenco odgovorna oseba za v Izvršnem odboru PSS.

Posamezni OPS lahko vodi svojo evidenco iz 7. in 8. člena tega pravilnika.

IV. SPREMEMBE PODATKOV

Hramba podatkov

11. člen

Podatki o bivšem članu se arhivirajo.

V. VAROVANJE PODATKOV

Varovanje prostorov in računalniške opreme

12. člen

Prostori v katerih se nahaja zbirka podatkov ter strojna in programska oprema morajo biti varovani z organizacijskimi, fizičnimi ter tehničnimi ukrepi, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do podatkov.

Prostori iz prejšnjega odstavka morajo biti ves čas nadzorovani oziroma zaklenjeni. V času odsotnosti iz pisarne PSS morajo biti omare in pisalne mize z nosilci podatkov zaklenjene, računalniki izklopljeni ter programsko zaklenjeni.

Varovanje računalniške opreme

13. člen

Programska oprema mora biti varovana tako, da je dostop omogočen samo vnaprej pooblaščenim osebam, ki podpišejo izjavo, da so seznanjeni z vsebino tega pravilnika in se zavežejo, da bodo spoštovali njegovo vsebino.

Podatke iz 7. člena je dovoljeno prenašati z informacijskimi, telekomunikacijskimi in drugimi sredstvi samo ob uporabi postopkov in ukrepov, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo prilaščanje ali uničenje podatkov ter neupravičeno seznanitev z njihovo vsebino.

Odgovornost za izvajanje varnostnih ukrepov

14. člen

Za izvajanje postopkov in ukrepov varovanja podatkov je odgovoren sekretar PSS.

Posameznik, ki ima pooblastilo za dostop ali obdelavo podatkov iz tega pravilnika je dolžen izvajati predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje podatkov. S prenehanje funkcije oziroma članstva v PSS ta obveznost ne preneha in je trajna.

VI. VPOGLED V ZBIRKO PODATKOV

Upravičenci

15. člen

Upravičenci za vpogled v zbirko podatkov so:
− −− − Izvršni odbor PSS za celotno evidenco oziroma zbirko;
− −− − OPS za evidenco na ravni OPS.

Fizične osebe, ki so na določeni ravni upravičene do vpogleda v podatke, določi odgovorna oseba organa PSS ali OPS.

VII. POSREDOVANJE IN UPORABA PODATKOV

Upravičenci

16. člen

Upravičenci za vpogled v zbirko podatkov lahko podatke posredujejo pooblaščenemu sindikalnemu zaupniku.

Za vsako posredovanje podatkov mora upravičenec iz prvega odstavka tega člena vložiti pisno vlogo, ki vsebuje:
− Podatke o upravičencu;
− Vrsto podatkov, ki jih zahteva;
− Namen, za katerega jih bo uporabil.

Vsako posredovanje podatkov se zabeleži v evidenco posredovanih podatkov, ki mora vsebovati pregled zahtevkov, kateri podatki so bili posredovani ter za kakšen namen.

Upravičenec lahko pridobljene podatke uporabi samo za namen, ki ga je navedel v vlogi ter jih ne sme posredovati tretjim osebam ali kjerkoli  objaviti. Izjema so podatki iz VIII. Poglavja tega pravilnika.

Pravica člana

17. člen

Član ima na podlagi pisne zahteve pravico do vpogleda v podatke, ki se nanašajo nanj.

VIII. STATISTIKA

Namen

18. člen

Zbirka podatkov o članih se lahko uporabi v raziskovalne ali statistične namene izključno v obliki, ki onemogoča identifikacijo posameznika.

Statistični podatki lahko obsegajo podatke o številu članov sindikata v posamezni organizacijski enoti delodajalca, skupnem številu članov, analize članov glede na spol, starost, sindikalni staž, teritorialno pripadnost, gibanje članstva,itd..

IX. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Vzpostavitev evidenc

19. člen

Evidenca iz 7. člena tega pravilnika se uredi in prične uporabljati najkasneje 2 leti po sprejetju tega pravilnika.

Razlaga pravilnika
20. člen

Za razlago določb tega pravilnika je pristojna Statutarna komisija PSS.

Začetek veljavnosti
21. člen

Ta pravilnik začne veljati z dnem sprejema.

Branko PRAH
PREDSEDNIK PSS

Pravilnik o varstvu osebnih podatkov članov PSS